No ano de 2023, a Unimed Sorocaba deu passos significativos no aprimoramento dos processos de gestão de riscos e controles internos, alinhando-se aos requisitos da Resolução Normativa RN518/2022-ANS e incorporando as melhores práticas, conforme estabelecido na RN507/2022. Um destaque desse avanço foi a implementação de um Programa de Cultura de Risco, fortalecendo a conscientização interna sobre a gestão de riscos nos processos da organização.

Foi introduzido um sistema de monitoramento para os processos de Tratamento de Recomendação e Gerenciamento de Riscos, utilizando dashboards na ferramenta Power BI. Essa abordagem resultou em um avanço notável na agilidade de geração de informações para a diretoria, contribuindo para decisões mais fundamentadas. Esse progresso no monitoramento proporcionou maior flexibilidade na criação de visões analíticas, reduzindo a dependência do setor de TI e conferindo maior autonomia ao setor de Gestão de Risco na condução de seus processos.

Essas mudanças refletiram em avanços significativos nos processos e práticas de gestão de riscos, bem como nos de tratamento das recomendações. Destacam-se:

MAPEAMENTO DE RISCOS CORPORATIVOS

O mapeamento de riscos corporativos, em 2023, permitiu um monitoramento detalhado, dando destaque à priorização dos tipos de riscos preconizados na RN518/22, abrangendo subscrição, crédito-mercado e legal-operacional. Além disso, foram incorporados outros tipos de riscos relevantes para a operadora. A estratégia adotada considerou os requisitos da resolução RN518/22 como fatores de risco, e uma abordagem colaborativa envolveu os gerentes de área para discutir e identificar novos riscos não previamente incluídos na Matriz de Risco Corporativo.

Os resultados desse processo de mapeamento são refletidos na matriz de risco, oferecendo uma visão abrangente do panorama de riscos enfrentados pela Unimed Sorocaba.

TRATAMENTO DOS RISCOS IDENTIFICADOS

No âmbito do tratamento dos riscos identificados, procedemos à análise detalhada das medidas necessárias para cada risco. Esse processo envolveu a identificação de controles de mitigação existentes para cada fator de risco, sendo uma colaboração entre a equipe de Gestão de Riscos e a 1ª linha de gestão operacional. Durante essa análise, foram realizadas medições do grau de risco inerente e residual, proporcionando uma compreensão clara das ações necessárias para minimizar os impactos adversos e otimizar as oportunidades potenciais, como demonstrado a seguir:

TRATAMENTO DE RECOMENDAÇÃO

Foi possível gerar o relatório anual de tratamento de recomendação com muita rapidez, abrangendo o período de janeiro de 2020 a dezembro de 2023. Durante esse período, foram monitoradas 274 recomendações, resultando na criação de 275 planos de ação, envolvendo 42 setores. Abaixo está o resumo das recomendações geradas por tipo de relatório:

Analisando o panorama das 274 recomendações monitoradas, observamos que 125 foram finalizadas. Desse total, 90 foram concluídas de maneira eficaz, 20 se mostraram ineficazes, quatro não foram acatadas e cinco atenderam parcialmente aos objetivos estabelecidos. Esses resultados evidenciam o compromisso e a efetividade no tratamento das recomendações, contribuindo para o aprimoramento contínuo dos processos de gestão de riscos e controles internos da Unimed Sorocaba.

PARECER SEM RESSALVAS DA AUDITORIA EXTERNA

No decorrer do ano de 2023, a Unimed Sorocaba recebeu auditoria externa abarcando os requisitos da RN518/22, nos anexos I e V, e foi alcançada uma avaliação positiva, sem qualquer ressalva. Esse resultado reflete a qualidade do trabalho desempenhado por todos os envolvidos neste processo.

A área de Qualidade trabalha apoiando outras da Unimed Sorocaba, contribuindo para o alinhamento e melhorias dos processos, de acordo com a estratégia, para que o valor “busca pela excelência” esteja presente no dia a dia de nossos médicos e colaboradores.

No que diz respeito às certificações, em 2023, foi mantida a norma PALC e realizada a reacreditação da norma PADI, com o diferencial de terem sido ampliados os certificados para todas as demais unidades de negócio, além do serviço que está alocado no HMS. Foi também obtida a certificação da norma ONA, nível 2, na Unidade Avançada da Zona Norte.

Ainda em 2023, a área da Qualidade absorveu uma nova demanda, a gestão do Diagnosis Related Group (DRG), ferramenta de apoio para ações relacionadas à saúde baseada em valor.

Foram obtidos avanços no desenvolvimento de dashboards para o acompanhamento online de processos. Além disso, foi iniciado o projeto-piloto para a implementação do MUNAI, uma ferramenta de inteligência artificial para monitorar pacientes em deterioração clínica, em conjunto com os demais protocolos clínicos já gerenciados.

No mesmo ano, também houve a continuidade na manutenção das normas Joint Commission International e Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS 7), garantindo a consolidação dos requisitos em nossa instituição.

A Gestão da Qualidade também é responsável por gerenciar o Programa de Melhoria da Qualidade e Segurança do Paciente que identifica oportunidades e prioriza áreas para aperfeiçoamento dos processos, por meio do gerenciamento de indicadores e monitoramento dos protocolos clínicos. Além disso, atua fortemente por meio do Núcleo de Segurança do Paciente, que é composto por representantes corporativos de diversas áreas, com o intuito de trabalhar ações que impactam na saúde e segurança do paciente. Também dispõe de um sistema para todos os cooperados e colaboradores reportarem incidentes e não conformidades de processos.

No que diz respeito ao gerenciamento de tecnologias de saúde, a instituição conta com um processo de vigilância pós-comercialização (inclusive sendo um hospital sentinela – ANVISA), avaliação de fornecedores, testes pela equipe assistencial para a padronização de novos insumos, aprovações de novos fármacos pela Comissão de Farmácia e Terapêutica e auditorias do Sistema de Gestão da Qualidade para avaliar se os requisitos relacionados estão sendo executados.

A Unimed Sorocaba vem se adequando à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD desde 2021 e, hoje, com total apoio da alta gestão, podemos afirmar que ela está bem implementada em toda a instituição. Atualmente a Unimed Sorocaba mantém a sua estrutura e maturidade: nomeou o seu encarregado/DPO interno, criou meio de comunicação direto com o seu DPO para esclarecimento de dúvidas e solicitações de titulares de dados, revisão e melhorias contínuas em suas políticas, avisos, aditivos contratuais e demais documentos pertinentes ao tema.

Houve a realização de duas reuniões no Comitê de Privacidade e Segurança da Informação, bem como no Comitê Tático e Segurança da Informação, nas quais foram discutidos temas do dia a dia e até mesmo mais críticos sobre a lei, oportunidade em que contamos com a participação e deliberação da Diretoria.

A instituição ministra treinamentos sobre a LGPD para todos os colaboradores novos, no momento da integração, bem como para os veteranos, a cada dois anos. Para os veteranos, aplicamos três treinamentos sobre a LGPD: “Os aspectos legais para as pessoas naturais e para as cooperativas aplicado às áreas de ouvidoria”; “Dados sensíveis no atendimento” e “Você sabe como proteger seus dados? “

No ano de 2023, foi realizada a Semana do Compliance, na qual o DPO fez duas lives, uma para os cooperados e outra para os colaboradores, trazendo os principais temas e dúvidas sobre a LGPD.

A área de Privacidade e Proteção de Dados investiu no atendimento dos titulares de dados, bem como nos casos de incidente de segurança, com reformulação do Procedimento de Resposta a Incidentes de Segurança, documento que contempla todas as diretrizes de um incidente, com papéis e responsabilidades, e que conta com a participação da Alta Diretoria, a depender da análise de gravidade do incidente.

A Unimed Sorocaba mantém a marcha no que já funciona adequadamente, entretanto, sempre com o olhar crítico e atento naquilo que merece melhoria no quesito privacidade e proteção de dados e melhores práticas.